EU:n tietosuoja-asetus GDPR

1. Rekisterinpitäjä

Nurmon Jymy ry

Y-tunnus: 0181216-6

postiosoite: Länsitie 30, 60550 Nurmo

sähköpostiosoite: jymy@nurmonjymy.fi

yhteyshenkilö: puheenjohtaja Marja Tyynismaa, marja.tyynismaa@nurmonjymy.fi

2. Tietosuojavastaava

täydennetään myöhemmin

3. Rekisterin / rekisterien nimet

Jäsenrekisteri

Joukkueiden Whatsapp-ryhmät

Joukkueiden tekstiviestiryhmät

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn antaman kirjallisen suostumuksen perusteella ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin ja muiden Nurmon Jymyn toimenkuvaan liittyvien asioiden (esim. jäsentiedotteet) hoitamisen yhteydessä sekä sen mahdollistamiseksi. Suoramarkkinointiin tarkoitettavaa aineistoa lähetetään vain siihen erillisen luvan antaneille jäsenille.

Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan henkilötietojen keräämistä, tallettamista, järjestämistä, käyttöä, siirtämistä, säilyttämistä, muuttamista, yhdistämistä, suojaamista, poistamista, tuhoamista sekä muita henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä. Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

5. Rekisteröitävät tiedot (säännönmukaiset tietolähteet)

Jäsenrekisteriin merkitään tiedot jäsenen oman ilmoituksen perusteella. Mikäli jäsenrekisteriin merkityissä tiedoissa tapahtuu muutoksia (esim. sukunimen muutos), on jäsenen ilmoitettava muuttuneet tiedot. Rekisteröidyn itse antamat tiedot voivat sisältää mm. seuraavia tietoja: sähköposti, puhelinnumero, osoite, syntymäaika tai yksittäiset, terveyteen liittyvät tiedot (esim. allergia). Alle 13-vuotiailta jäseniltä edellytetään huoltajan / huoltajien kirjallista suostumusta tietojen rekisteröintiin.

6. Henkilötietojen luovuttaminen

Jokaisella jäsenellä on yhdistyslain mukaan oikeus saada tietoja itsestään jäsenrekisteriin tehdyistä merkinnöistä. Henkilötietojen luovuttaminen kolmannelle osapuolelle tapahtuu vain alkuperäisen suostumuksen jälkeen erilaisissa liiton ja yhteistyökumppaneiden järjestelmissä. Jymy luovuttaa tietoja vain sellaisille tahoille, jotka toimivat lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA:n alueen ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

a) Manuaalinen aineisto

Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu tarkoitukseen varatuissa erillisissä toimistotiloissa lukollisissa kaapeissa.

b) Sähköinen aineisto

Jäsenrekisteriä koskevaa järjestelmää käytetään mikrotietokoneilla. Käyttöoikeudet järjestelmään on erikseen määrätyillä henkilöillä, joilla on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Käyttöoikeuksien myöntämisestä vastaa rekisterin vastuuhenkilö (Nurmon Jymyn johtokunta). Järjestelmän käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa.

8. Rekisteröidyn oikeudet (mm. tarkastusoikeus ja tietojen korjaaminen)

Jäsenellä on oikeus kontrolloida omia tietojaan. Tiedot annetaan jäsenen pyynnöstä kirjallisesti (tulosteena) kuukauden sisällä hänen tekemästään pyynnöstä. Tiedot voi tarkastaa maksutta kerran vuodessa.

Jäsenellä on oikeus täydentää omasta mielestään puutteellisia tietoja. Virheelliset tiedot korjataan viivytyksettä. Tietojen korjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti. Jäsenellä on oikeus saada itseään koskevat tiedot poistetuksi viivytyksettä. Jäsenellä on myös oikeus vahingonkorvaukseen, oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, oikeus tehdä kanne rekisterinpitäjää tai -käsittelijää vastaan sekä rikosilmoitus.

9. Evästeet ja verkkosivujen tilastointi

Käytämme sivuillamme kävijöiden seurantaa parantaaksemme sivujemme toimivuutta ja tutkiaksemme niiden käyttöä. Tallennetut tiedot ovat nimettömiä tunnistetietoja esim. käytetystä päätelaitteesta, vierailuajoista ja luetuista sivuista. Erilaiset 3. osapuolen tilastointipalvelut saattavat tallentaa sivuilla vierailevan käyttäjän päätelaitteelle evästeen.

10. Henkilötietojen säilyttäminen

Jäsenen henkilötietoja säilytetään niin pitkään kuin ko. henkilö on seuran jäsen. Jäsenyyden päätyttyä henkilötiedot poistetaan rekistereistä. Myös manuaaliset aineistot tuhotaan. Jäsenen henkilötietojen elinkaari on yhtä pitkä kuin hänen jäsenyytensä Nurmon Jymyssä.